L'Association Inter-Cercles
Créer un cercle à l’ULB

Créer un cercle à l’ULB

1/ Pourquoi créer un cercle à l’ULB ?

Une association de fait n’est rien d’autre qu’un groupe de personnes qui ont décidé de suivre un but commun au travers d’une activité commune et de la faire connaître.
L’association de fait est une association entre des personnes physiques, qui n’a pas de personnalité juridique et n’est pas soumise à une réglementation légale spécifique. Les membres investissent leur propre argent et peuvent voir leur responsabilité personnelle engagée.

2/ Comment créer un cercle à l’ULB ?

Article 1 – Champ d’application
Sont soumis au présent règlement tous les cercles et les associations composés de plus de
deux-tiers d’étudiants régulièrement inscrits à l’Université (ci-après « le cercle ou
l’association »), quelle que soit leur forme juridique ou leur objet social.
Article 2 – Conditions d’enregistrement
§ 1. Les statuts du cercle ou de l’association témoignent de ce que son activité et son objet
sont conformes aux lois et compatibles avec les statuts et règlements de l’Université, ainsi
qu’avec les valeurs humanistes et la pratique du libre examen.
§ 2. Les statuts du cercle ou de l’association prévoient que seules des personnes adhérant
expressément à la Charte du Libre Examen peuvent faire partie des organes directeurs.
§ 3. Le cercle ou l’association poursuit au moins l’une des finalités suivantes :

  • un but culturel,
  • la défense des intérêts des étudiants,
  • réunir des étudiants selon leurs affinités politiques.
    § 4. L’objet du cercle ou de l’association est exempt de tout but lucratif, seules des
    activités lucratives accessoires pouvant être admises dans les conditions suivantes :
  • l’intégralité des bénéfices est affectée à la poursuite de l’objet,
  • les membres des organes directeurs du cercle ou de l’association exercent leur mandat
    à titre gratuit, à l’exclusion de toute rémunération, jeton de présence, revenu ou
    avantage quelconque, direct ou indirect, sous réserve de dérogations expressément
    acceptées par écrit par la Commission culturelle.
    § 5. Le cercle ou l’association n’admet comme membres effectifs que des personnes
    appartenant à la communauté universitaire, définie comme comprenant les étudiants
    régulièrement inscrits, le personnel scientifique, le corps enseignant, le personnels
    administratif, technique et ouvrier, les anciens étudiants, les membres du Conseil
    d’administration ou de Fondations de l’Université.
    CHANCELLERIE –GREFFE – ENREGISTREMENT DES CERCLES ET ASSOCIATIONS D’ETUDIANTS
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    § 6. Les organes directeurs du cercle ou de l’association sont composés d’étudiants
    régulièrement inscrits à l’Université.
    § 7. Au besoin, en acceptant une seule dérogation par rapport au § 6, les organes
    directeurs doivent pouvoir bénéficier en leur sein des compétences d’une personne pouvant
    se prévaloir d’une formation ou d’une expérience en gestion opérationnelle et financière de
    personnes morales.
    Article 3 – Droits conférés par l’enregistrement
    § 1. Le cercle ou l’association enregistré peut fixer son siège sur l’un des campus de
    l’Université.
    § 2. Le cercle ou l’association enregistré peut bénéficier, à sa demande, accompagnée
    d’un dossier justificatif, de subsides, de matériel, de locaux ou de services mis à sa
    disposition par l’Université conformément à la convention-type ou aux conditions
    particulières prescrites pour l’organisation d’un événement déterminé.
    Article 4 – Obligations du cercle ou de l’association enregistré
    § 1. Le cercle ou l’association enregistré s’engage à communiquer à la Commission
    culturelle, entre le 1 er et le 30 juin de chaque année :
  • les procès-verbaux des assemblées générales au cours desquelles ont été désignés les
    organes directeurs et approuvés les rapports d’activités et financier,
  • le rapport d’activités et le rapport financier, mentionnant le nombre de membres du
    cercle ou de l’association au 1 er janvier de l’année civile en cours,
  • la liste complète des membres des organes directeurs avec indication de leur inscription
    aux cours ou de leur statut à l’Université, ainsi que de leur adresse personnelle,
  • le cas échéant, les modifications aux statuts, accompagnées du procès-verbal de
    l’assemblée générale au cours de laquelle ces modifications ont été adoptées,
  • un exemplaire de tous les documents imprimés et destinés au public, tels que journaux,
    tracts, affiches programmes, brochures, cours, etc., afin qu’il soit transmis au Service
    des Archives de l’Université,
  • une liste des membres peut être consultée, en cas d’incertitude sur l’inscription
    régulière à l’Université des membres d’un cercle ou d’une association, par le Vice-
    Recteur en charge des affaires étudiantes et par le Président de la Commission
    culturelle.
    § 2. Le cercle ou l’association enregistré s’engage à transmettre à la Commission
    culturelle, aussitôt que possible, toute modification de la composition des organes
    directeurs et des statuts.
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    § 3. Le cercle ou l’association enregistré s’engage à pratiquer le libre examen, à respecter
    les valeurs humanistes, l’exercice des libertés fondamentales et à ne prendre aucune
    initiative susceptible de le limiter pour ses membres ou pour autrui.
    § 4. La cotisation demandée aux membres et la participation aux frais pour tout
    événement organisé par le cercle ou l’association doivent être modérées.
    § 5. Le cercle ou l’association s’engage à respecter une ligne graphique et de
    communication qui ne crée pas de confusion avec l’Université en tant que personne morale,
    lorsque le Cercle ou l’association entend prendre une position propre, éventuellement
    critique par rapport à l’Université elle-même ou un tiers, droit que l’Université reconnaît
    bien évidemment. Le cercle ou l’association ne pourra cependant porter atteinte à l’image
    de l’Université par une utilisation à cette fin de la ligne graphique de l’ULB et veillera,
    dans sa communication, à établir clairement la différence entre l’Université en tant que
    personne morale et le cercle ou l’association qui s’exprime. Le logo de l’ULB ne pourra
    être utilisé que sur demande formelle adressée au Président de son Conseil d’administration.
    Le recours au nom de l’Université dans l’appellation du cercle ou de l’association est laissé
    à l’appréciation du Conseil d’administration.
    Article 5 – Procédure d’enregistrement
    § 1. Pour être recevable, la demande d’enregistrement dûment accompagnée des
    documents indiqués ci-dessous doit être introduite auprès du Président de la Commission
    culturelle ex-officio.
    § 2. La demande d’enregistrement est accompagnée :
  • du texte des statuts,
  • de la composition des organes directeurs,
  • de l’adhésion de neuf membres au moins de la communauté universitaire, dont deux-
    tiers d’étudiants régulièrement inscrits à l’Université, y compris les membres des
    organes directeurs,
  • de l’engagement de signer une convention-type avec l’Université.
    § 3. Sur la base du dossier instruit par le Recteur et le Vice-recteur chargé des affaires
    étudiantes, de l’avis émis par ceux-ci et de tout élément qu’elle pourrait recueillir, la
    Commission culturelle émet un avis et le transmet au Conseil d’administration qui décide
    souverainement en application dès lors, des statuts de l’Université et du présent règlement.
    § 4. L’avis de la Commission culturelle peut prôner l’octroi d’un enregistrement soumis
    aux conditions suspensives qu’elle précise.
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    § 5. Le Conseil d’administration décide à la majorité simple et de manière motivée de
    l’octroi simple, de l’octroi sous les conditions suspensives qu’il précise ou du refus
    d’enregistrement du cercle ou de l’association.
    § 6. Le refus d’enregistrement peut être motivé notamment par la constatation que l’objet
    ou les projets annoncés ou réels du cercle ou de l’association sont en contradiction
    manifeste avec les valeurs humanistes, la pratique du libre examen ou les statuts et
    règlements de l’Université.
    Article 6 – Octroi de l’enregistrement
    § 1. Le Conseil d’administration n’accorde l’enregistrement que pour un an.
    § 2. Chaque année, la Commission culturelle se prononce, au vu des documents visés dans
    le présent règlement et de toute information qu’il lui paraîtrait nécessaire de recueillir
    d’initiative, sur la reconduction de l’enregistrement, celui-ci ne pouvant en aucun cas être
    reconduit au bénéfice d’un cercle ou d’une association qui ne respecterait plus les
    dispositions de l’article 2 du présent règlement.
    Article 7 – Sanctions
    § 1. Le cercle ou l’association se soumet à l’autorité disciplinaire de la Commission
    culturelle et, le cas échéant, du Conseil d’administration, exercée comme indiqué ci-
    dessous.
    § 2. Par décision motivée, la Commission culturelle, après avoir instruit une plainte ou sur
    sa saisine propre, et après avoir entendu les organes directeurs du cercle, de l’association ou
    de toute personne dont l’audition lui paraîtrait utile, prononce, selon la gravité du
    manquement dont elle constate l’existence, l’une des sanctions suivantes : recommandation,
    avertissement, amende, suspension de l’enregistrement, exclusion d’un membre ou
    maintien conditionné de l’enregistrement.
    § 3. Le Conseil d’administration est le seul organe habilité à prononcer le retrait de
    l’enregistrement, sur renvoi et avis motivé de la Commission culturelle.